en
vi
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý dữ liệu tài chính đã trở thành một yếu tố không thể thiếu, quyết định đến sự thành công và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Những nhà lãnh đạo thông minh luôn tìm kiếm giải pháp mới để tối ưu hóa quá trình quản lý và đưa ra quyết định tài chính chính xác. Tuy nhiên, liệu các công cụ quản lý truyền thống như excel có còn đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao?
Hạn chế của việc sử dụng bảng tính excel trong quản lý dữ liệu tài chính
Dù excel vẫn là công cụ phổ biến, nhưng việc quản lý dữ liệu tài chính thông qua bảng tính đang bộc lộ nhiều hạn chế như: Excel không có tính năng kiểm soát dữ liệu đầu vào một cách chặt chẽ. Việc nhập liệu sai có thể xảy ra rất dễ dàng và thường không được phát hiện kịp thời, dẫn đến số liệu trong báo cáo tài chính không chính xác. Ngoài ra, excel thiếu các tính năng bảo mật chuyên biệt cho dữ liệu tài chính, các tập tin này thường dễ bị thao túng. Khi doanh nghiệp mở rộng, số lượng nhân viên truy cập vào các tệp excel tăng lên, và nguy cơ giả mạo số liệu, rủi ro gian lận trở nên cao hơn.
Với nhiều nhân viên sử dụng cùng một tệp excel, tình trạng nhầm lẫn và xung đột phiên bản rất dễ xảy ra. Mỗi khi một nhân viên cập nhật hoặc chỉnh sửa, một phiên bản mới của file có thể được tạo ra và lưu trữ ở những nơi khác nhau. Khi cần tổng hợp hoặc tra cứu dữ liệu, việc xác định phiên bản “chuẩn” trở thành một thử thách lớn, có nguy cơ khiến dữ liệu báo cáo bị sai lệch.
Dữ liệu trong excel rất dễ bị thất lạc hoặc mất mát nếu không có hệ thống sao lưu hiệu quả. Khi tệp excel bị lỗi hoặc bị xóa do lỗi con người, các báo cáo tài chính quan trọng có thể bị ảnh hưởng. Quan trọng nhất là khi nhân sự phụ trách tài chính rời khỏi doanh nghiệp, nếu không có quy trình bàn giao cẩn thận, dữ liệu lưu trữ trong các tệp excel có thể bị thiếu sót hoặc không truy cập được. Điều này có thể tạo ra các khoảng trống thông tin trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Các rủi ro tích lũy từ những sai sót nhỏ kể trên có thể dẫn đến những sai lệch lớn trong báo cáo tài chính, làm giảm tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp và việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, hệ thống khác nhau rất phức tạp và tốn nhiều công sức. Với các tập đoàn hay doanh nghiệp lớn, việc đồng bộ dữ liệu giữa các công ty con, các chi nhánh hay bộ phận là một thách thức, khó khăn trong theo dõi giao dịch nội bộ, trong việc phản hồi kịp thời khi có yêu cầu đột xuất từ ban lãnh đạo, chủ đầu tư. Với quy trình tổng hợp dữ liệu thủ công, thời gian để tổng hợp dữ liệu và tạo ra báo cáo đầy đủ có thể kéo dài đến vài ngày hoặc thậm chí vài tháng, đặc biệt khi có khối lượng dữ liệu lớn hoặc cần xử lý từ nhiều nguồn. Điều này khiến doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội ra quyết định nhanh chóng.
Những hạn chế này không chỉ làm tăng rủi ro sai sót mà còn ảnh hưởng đến chi phí và thời gian nhân sự dành cho việc quản lý tài chính. Các doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý hiệu quả, nhất quán và minh bạch hơn để giảm thiểu rủi ro, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành.
Giải pháp quản lý dữ liệu tài chính – Yếu tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp
Hiện nay, các doanh nghiệp đang nhanh chóng ứng dụng công nghệ và các giải pháp quản lý dữ liệu hiện đại để giải quyết những thách thức trong việc xử lý và tổng hợp dữ liệu tài chính, đặc biệt là với nhu cầu hợp nhất báo cáo tài chính (BCTC) phức tạp.
Nhiều doanh nghiệp lớn hiện đang sử dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp, như SAP, Oracle, hoặc Microsoft Dynamics… Những hệ thống này cho phép kết nối các quy trình kinh doanh và tài chính trên một nền tảng duy nhất, giúp hợp nhất dữ liệu từ nhiều bộ phận, chi nhánh, hoặc các công ty con theo thời gian thực. Điều này giúp quá trình hợp nhất BCTC trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác.
Để tăng hiệu suất vận hành trong việc lập Báo cáo tài chính (BCTC) theo yêu cầu doanh nghiệp, tối ưu chi phí…Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính toàn diện – FPT CFS. Đây là giải pháp toàn diện giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tự động hóa đến 99% công tác lập BCTC. Phần mềm này còn đảm bảo độ chính xác cao, dễ dàng tra cứu và kết xuất dữ liệu, đồng thời hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống kế toán khác nhau, đáp ứng cả chuẩn mực kế toán VAS và IFRS. Với FPT CFS, dữ liệu từ các nguồn được tự động thu thập, chuẩn hóa và hợp nhất trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp loại bỏ quy trình tổng hợp thủ công, giảm thiểu rủi ro sai sót. Đây là công cụ đắc lực để lập BCTC nhanh chóng, đơn giản, ngay cả với các doanh nghiệp có cấu trúc tổ chức phức tạp.
Bên cạnh đó, trí tuệ nhân tạo (AI) và các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại như blockchain đang dần trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc xử lý khối lượng dữ liệu lớn. Việc tích hợp AI có thể tự động phát hiện các bất thường, xử lý và hợp nhất dữ liệu với tốc độ nhanh gấp nhiều lần so với phương pháp thủ công. Các công cụ phân tích thông minh cho phép ban lãnh đạo dễ dàng có cái nhìn tổng quan về dòng tiền, lợi nhuận và các chỉ số tài chính theo thời gian thực, từ đó hỗ trợ việc đưa ra quyết định chính xác hơn. Các bảng điều khiển thông minh giúp dữ liệu tài chính được hiển thị dưới dạng biểu đồ, giúp người dùng dễ dàng theo dõi các thông số tài chính quan trọng một cách trực quan. Điều này không chỉ cải thiện tính minh bạch mà còn giúp ban lãnh đạo và các nhà đầu tư có thể dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết mà không phải đợi quá trình tổng hợp và kiểm tra thủ công.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, xu hướng chuyển đổi số trong quản lý tài chính không còn là một lựa chọn mà là một yêu cầu tất yếu. Doanh nghiệp có thể không chỉ nâng cao hiệu suất, tính chính xác trong báo cáo mà còn tạo lợi thế cạnh tranh thông qua khả năng ra quyết định tài chính nhanh nhạy, đáp ứng linh hoạt nhu cầu thông tin từ ban lãnh đạo và các nhà đầu tư. Những giải pháp công nghệ hiện đại đang giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững và phát triển trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
