en
vi
Trước bối cảnh các tập đoàn không ngừng mở rộng quy mô, phòng kế toán – tài chính phải thường xuyên thực hiện hàng ngàn giao dịch nội bộ giữa các công ty thành viên. Công việc này yêu cầu phải khử được các giao dịch và công nợ nội bộ để có thể trình bày một Báo cáo tài chính hợp nhất khách quan và hợp lý. Đây là yếu tố tạo nên sự phức tạp trong việc hợp nhất Báo cáo Tài chính (BCTC), đã trở thành một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận kế toán.
Việc đối chiếu này có vẻ đơn giản về lý thuyết, tuy nhiên khi đi sâu vào quy trình đối chiếu giao dịch nội bộ và công nợ phải thu – phải trả, người kế toán phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, dẫn đến không ít doanh nghiệp lúng túng, thậm chí đối mặt với nguy cơ sai lệch dữ liệu tài chính.
Đối chiếu giao dịch nội bộ và công nợ phải thu – phải trả: Phức tạp hơn vẻ bề ngoài
Giao dịch nội bộ là điều không thể tránh khỏi đối với các tập đoàn đa ngành nghề. Đây có thể là những giao dịch hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản phát sinh giữa các công ty thành viên. Về lý thuyết, việc đối chiếu để loại bỏ các giao dịch này nhằm đảm bảo tính khách quan của BCTC nghe có vẻ đơn giản. Nhưng trên thực tế, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với những bài toán phức tạp.
Sai lệch về số liệu trong ghi nhận hóa đơn là một ví dụ điển hình. Sự không đồng nhất trong cách ghi nhận giữa các công ty thành viên, từ việc sai số hóa đơn, thiếu mã số thuế (MST) đến ghi sai số tiền giao dịch, là nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch dữ liệu. Những sai sót này có thể khiến kế toán phải mất nhiều thời gian để rà soát và điều chỉnh, ảnh hưởng đến tiến độ lập báo cáo.
Các công ty con hoạt động tại nhiều quốc gia thường áp dụng các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật khác nhau, dẫn đến sự thiếu đồng nhất trong dữ liệu. Với hàng nghìn giao dịch nội bộ phát sinh mỗi ngày, các tập đoàn lớn buộc phải xử lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ. Việc phụ thuộc vào quy trình đối chiếu thủ công không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn làm tăng nguy cơ sai sót.
Đặc thù, cuối kỳ kế toán thường là thời điểm áp lực đối với đội ngũ nhân sự. Khi giao dịch nội bộ chưa được xử lý kịp thời, tình trạng dồn việc diễn ra, kéo theo nguy cơ sai sót tăng cao. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ lập báo cáo mà còn ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính – yếu tố sống còn trong việc xây dựng niềm tin với cổ đông và đối tác.
Khó khăn trong xác định và thu thập giao dịch, công nợ với bên liên quan là thách thức lớn đối với các tập đoàn lớn, do sự phức tạp trong mối quan hệ giữa các đơn vị. Điều này dễ dẫn đến sai sót, kéo dài thời gian báo cáo và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính. Vậy giải pháp nào giúp tối ưu hóa quy trình này?
Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình
Để giải quyết các khó khăn nêu trên, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để tự động hóa và nâng cao hiệu quả quy trình đối chiếu giao dịch nội bộ.
Các hệ thống quản lý tài chính như giải pháp hợp nhất báo cáo tài chính – FPT CFS có khả năng tự động hóa việc đối chiếu giao dịch, giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công. Một trong những tính năng nổi bật của giải pháp này là khả năng tự động đối chiếu 100% giao dịch nội bộ giữa các công ty thành viên, giúp khử các giao dịch và công nợ nội bộ, đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu, tránh tình trạng sai sót và trùng lặp trong báo cáo tài chính hợp nhất. Hệ thống giúp giảm thiểu đến 99% công việc thủ công, từ đó tiết kiệm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán.
Việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các công ty thành viên thông qua một hệ thống tập trung là yếu tố quan trọng giúp nâng cao tính nhất quán. Hệ thống này đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục, giảm thiểu sai sót và cải thiện khả năng truy xuất thông tin. Bên cạnh đó, hệ thống còn giúp giảm tải khối lượng công việc cuối kỳ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác của báo, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược một cách kịp thời. Đồng thời, góp phần xây dựng niềm tin với các nhà đầu tư và cổ đông nhờ vào tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính.
Không dừng lại ở đó, đối với đội ngũ kế toán, việc được đào tạo về kỹ năng xử lý dữ liệu lớn và sử dụng các công cụ hiện đại sẽ góp phần đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc, nâng cao nhận thức về các chuẩn mực kế toán quốc tế cũng là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.
Công việc đối chiếu giao dịch nội bộ và công nợ phải thu – phải trả là một trong những thách thức lớn đối với các tập đoàn khi lập báo cáo tài chính hợp nhất. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các giải pháp như hệ thống FPT CFS đã và đang chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này. Đối với các nhà quản lý tài chính và kế toán trưởng, việc đầu tư vào các hệ thống quản lý tài chính hiện đại không chỉ giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động tài chính mà còn củng cố niềm tin từ các nhà đầu tư và các bên liên quan.
Những doanh nghiệp biết tận dụng công nghệ để giải quyết bài toán nan giải này sẽ có lợi thế lớn trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh, từ đó đạt được các mục tiêu tài chính và chiến lược lâu dài.
